Datenschutzerklärung

Für Bearbeitungen, bei denen SWAI Zweck und Mittel bestimmt, ist folgende Stelle verantwortlich:

Beim Betrieb des Creators, bei Konten, Abonnements, Abrechnung, Support sowie Sicherheits- und Nutzungsdaten handelt SWAI grundsätzlich als Verantwortliche.

Setzt ein Unternehmenskunde einen SWAI Chatbot auf seiner Website ein, bestimmt in der Regel dieser Kunde Zweck und Inhalt der Gespräche und ist dafür verantwortlich. SWAI bearbeitet die Gesprächs- und Wissensdaten dann als Auftragsbearbeiterin bzw. Auftragsverarbeiterin nach Weisung des Kunden.

Diese Erklärung gilt für swai.chat und zugehörige Subdomains, den Creator, die Programmierschnittstelle und eingebettete SWAI Chatbots. Wir bearbeiten Personendaten nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und der Datenschutzverordnung (DSV). Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir Bearbeitungen je nach Vorgang auf Vertragserfüllung oder vorvertragliche Massnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b), gesetzliche Pflichten (lit. c), berechtigte Interessen (lit. f) oder eine Einwilligung (lit. a).

Wir erhalten Personendaten aus folgenden Quellen:

• direkt von Kontoinhabern, Organisationsmitgliedern, Supportkontakten und zahlenden Kunden;
• von Unternehmenskunden, die Konten verwalten, Wissensinhalte bereitstellen oder einen Chatbot einbetten;
• von Besuchern, die mit einem eingebetteten Chatbot kommunizieren;
• aus öffentlichen Webseiten, die ein berechtigter Nutzer ausdrücklich zum Crawling auswählt;
• automatisch von Browsern, Endgeräten, Servern und angebundenen Diensten.

• Stamm-, Konto- und Profildaten, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Nutzerkennung, Organisation, Rolle und Zugriffsrechte.
• Vertrags-, Abonnement-, Rechnungs-, Nutzungs- und Zahlungsdaten. Vollständige Karten- oder Bankdaten werden direkt von Stripe bearbeitet und nicht bei SWAI gespeichert.
• Chatbot-Konfigurationen, System-Prompts, freigegebene Domains, Übersetzungen, FAQs, hochgeladene Dokumente und Inhalte ausdrücklich ausgewählter öffentlicher Webseiten.
• Chat- und Interaktionsdaten, insbesondere Nachrichten, generierte Antworten, Sitzungskennung, Zeitstempel, herangezogene Wissensausschnitte und allfälliges Feedback.
• Technische, Protokoll- und Sicherheitsdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Ressource, Referrer, Browser- und Geräteinformationen sowie Fehler- und Missbrauchssignale.

• Konten, Organisationen, Berechtigungen und Abonnements bereitstellen und verwalten; zur Vertragserfüllung.
• Wissensquellen importieren, aufteilen, indexieren und durchsuchen sowie Chatbot-Antworten erzeugen und ausliefern; zur Vertragserfüllung.
• Zahlungen, Rechnungen, Kontingente und Nutzung verwalten; zur Vertragserfüllung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten.
• Support leisten und über den Dienst kommunizieren; zur Vertragserfüllung und im berechtigten Interesse an guter Kundenbetreuung.
• Sicherheit, Missbrauchsschutz, Fehleranalyse, Verfügbarkeit und Qualitätskontrolle gewährleisten; im berechtigten Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Dienst.
• Optionale, nicht notwendige Analyse- oder Marketingfunktionen nur auf Grundlage einer Einwilligung, soweit diese gesetzlich erforderlich ist.

Personendaten werden nur weitergegeben, soweit dies für die beschriebenen Zwecke erforderlich ist. Zu den Empfängern gehören insbesondere:

• der jeweilige Unternehmenskunde und dessen berechtigte Mitarbeitende; sie können Gespräche, Wissensinhalte, Konfigurationen und Nutzungsanalysen ihres Chatbots einsehen;
• Supabase, Inc. für Authentifizierung, Anwendungsdatenbank und Gesprächs-Checkpoints;
• Microsoft und verbundene Unternehmen für Azure-Anwendungshosting, Dateispeicherung, Azure OpenAI und Embeddings;
• Weaviate B.V. für die Vektordatenbank und Suche in Wissensinhalten;
• Google LLC, wenn ein Google-Gemini-Modell für einen Chatbot ausgewählt oder konfiguriert ist;
• SideGuide Technologies, Inc. (Firecrawl) für das vom Nutzer veranlasste Erfassen ausgewählter öffentlicher Webseiten;
• Stripe Payments Europe, Limited und Stripe, Inc. für Checkout, Abonnements, Zahlungen und Rechnungsverwaltung;
• Behörden, Gerichte, Berater oder andere Dritte, wenn eine gesetzliche Pflicht besteht oder dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Auftragsbearbeiter werden vertraglich zu Datenschutz, Vertraulichkeit und angemessener Sicherheit verpflichtet. Einzelne Anbieter, insbesondere Stripe, können bestimmte Daten für eigene gesetzlich festgelegte Zwecke auch als selbständig Verantwortliche bearbeiten.

Je nach gewähltem KI-Modell, Projekt- und Anbieterkonfiguration sowie Supportfall können Daten in der Schweiz, den Niederlanden, Irland, anderen Staaten des Europäischen Wirtschaftsraums und in den Vereinigten Staaten bearbeitet werden. Anbieter können genehmigte Unterauftragsbearbeiter in weiteren, in ihren aktuellen Unterauftragslisten ausgewiesenen Staaten einsetzen.

Für Empfängerstaaten ohne anerkannt angemessenes Datenschutzniveau verwenden wir insbesondere anerkannte Standardvertragsklauseln mit den für die Schweiz erforderlichen Anpassungen und treffen bei Bedarf zusätzliche vertragliche, organisatorische oder technische Massnahmen. Gesetzliche Ausnahmen werden nur genutzt, wenn ihre Voraussetzungen erfüllt sind. Auskunft zu den für eine konkrete Bekanntgabe geltenden Garantien kann über unsere Kontaktadresse verlangt werden.

Der Creator verwendet technisch notwendige Cookies für Anmeldung, Sicherheit, Sitzung, Spracheinstellung und Navigation. Ein eingebetteter Chatbot kann eine zufällige Sitzungskennung im Session Storage des Browsers speichern, damit die Unterhaltung während der Sitzung fortgeführt werden kann. Derzeit setzen wir im Creator keine optionalen Marketing-Cookies ein. Falls künftig nicht notwendige Technologien eingesetzt werden, holen wir eine Einwilligung ein, soweit dies erforderlich ist.

• Konto-, Profil-, Konfigurations-, Wissens- und Gesprächsdaten werden grundsätzlich für die Dauer des Kontos oder Vertrags bzw. bis zur Löschung durch den berechtigten Kunden aufbewahrt. Nach Vertragsende werden verbleibende Daten gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für Abwicklung und Nachweis nicht mehr benötigt werden.
• Beim Website-Import werden Crawl-Aufträge und Zwischenresultate nur für die Durchführung und Fehlerbehebung benötigt; die übernommenen Inhalte bleiben als Wissensquelle bestehen, bis sie der Kunde löscht.
• Vertrags-, Abrechnungs- und Buchungsbelege bewahren wir aufgrund gesetzlicher Vorgaben in der Regel zehn Jahre auf.
• Anwendungs-, Zugriffs- und Sicherheitsprotokolle werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für Betrieb, Sicherheit und Untersuchung konkreter Vorfälle erforderlich ist. Die Frist hängt von System und Ereignis ab.
• Gelöschte Daten können bis zur planmässigen Überschreibung vorübergehend in eingeschränkt zugänglichen Sicherungskopien verbleiben. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und Beweissicherungsinteressen bleiben vorbehalten.

Wir treffen risikogerechte technische und organisatorische Massnahmen, insbesondere verschlüsselte Übertragung, rollenbasierte Zugriffe, getrennte Berechtigungen, Protokollierung, Datensicherungen und Schutz vor missbräuchlichen Anfragen. Kein System ist vollständig sicher; ein absoluter Schutz kann nicht garantiert werden.

Für eine Antwort werden die Nachricht des Chatbesuchers, relevante Ausschnitte aus den vom Kunden bereitgestellten Wissensquellen sowie Anweisungen an den vom Kunden gewählten oder konfigurierten KI-Anbieter übermittelt. Dies kann Microsoft Azure OpenAI oder Google Gemini sein. SWAI verwendet Kunden- und Gesprächsdaten nicht zum Training allgemein verfügbarer KI-Modelle.

Der Dienst ist nicht dafür bestimmt, ausschliesslich automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung über Personen zu treffen. Kunden, die den Chatbot in entscheidungsrelevanten Abläufen einsetzen, sind für eine geeignete menschliche Prüfung und zusätzliche Pflichtinformationen verantwortlich.

Im Rahmen des anwendbaren Rechts können Sie insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Herausgabe bzw. Übertragung Ihrer Daten verlangen. Soweit die DSGVO gilt, können zusätzlich Rechte auf Einschränkung und Widerspruch bestehen. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Wir können einen Identitätsnachweis verlangen und Rechte im gesetzlich zulässigen Umfang einschränken. Sie können sich zudem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) oder, soweit anwendbar, bei einer zuständigen europäischen Aufsichtsbehörde beschweren.

Betrifft Ihr Anliegen ein Gespräch mit dem Chatbot eines Unternehmenskunden, wenden Sie sich bitte zuerst an den Betreiber der betreffenden Website. Dieser leitet erforderliche Anweisungen an SWAI weiter.

Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB)

Datenschutzanfragen richten Sie an info@swai-solutions.ch. Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich der Dienst, die eingesetzten Anbieter oder die Rechtslage wesentlich ändern. Es gilt die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung; das Aktualisierungsdatum steht am Seitenanfang.